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業務最前線/應收帳款管理報表

【經濟日報/吳育宏】 2010.11.22

要瞭解一家公司應收帳款管理出了什麼問題,最快的方法就是到業務會議現場,看看管理報表是不是呈現足夠的資訊,聽聽業務人員有沒有針對關鍵問題討論到位。

如果會議過程充斥著「資訊再確認」、「結果再追蹤」這些說法,代表有許多責任不清的模糊地帶,也就是沒有人為關鍵項目負完全責任。不想處理棘手狀況的業務人員,用一套「說法」應付每周短暫的檢討時間。會議結束,應收帳款仍是待辦事項。

管理報表就像車輛的儀表板(dashboard),百萬名車和入門房車的設計,一眼就可分辨高下。企業管理制度是否健全,也可以從管理報表一窺究竟。好的報表把完整的資訊攤在「陽光下」,責任歸屬和行動落實,自然水到渠成;設計不良的報表,讓問題癥結永遠留在「檯面下」,檢討會議發揮不了太大功效。

「帳齡分析表」是用來呈現不同客戶,應收帳款變現品質與逾期狀況的管理工具。縱向欄位列出所有客戶以及對應的業務人員,橫向欄位將現有帳款依據「未到期」、「逾期30天內」、「逾期30到60天」、「逾期超過60天」等,分列金額與所占百分比。

逾期天數分類,依產業特性可以拉長或縮短天數,並且用不同顏色來代表逾期嚴重程度。如此呈現,業務主管可在很短時間內掌握管理重點。金額大、天數長的逾期狀況,集中在哪些客戶?授信額度是否需要重新評估?逾期過久,存在高呆帳風險的百分比為多少?業務人員的催收方式是否需要改變?

針對交易金額大或逾期情況嚴重的客戶,再設計單一客戶帳齡分析表。縱向欄位是帳款明細,橫向欄位同樣是逾期金額與百分比,並註明每筆帳款詳細逾期原因、處理對策與進度。

最後再加註一欄,應該是主管最愛、部屬最怕,但也最能發揮管理效能的「預計處理完成日期」。

如果你是一名正為部門應收帳款焦頭爛額的主管,或是想徹底掌握帳款管理技巧的業務人員,應該要以上述的方式產出一分完整的應收帳款管理報表。並且在每一次的檢討會議,直指問題的核心,不厭其煩地檢視執行狀況。

資訊清楚了,責任也會清楚,執行力才會改善。如此在公司加足馬力、全力衝刺營收的同時,應收帳款管理品質也會有百萬名車的水準。

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